Einkaufsdaten abgleichen. Abweichungen nachvollziehbar prüfen.
Preisliste, Vertrag, Bestellung und Rechnungspositionen im vereinbarten Umfang prüfen – ohne Einsparversprechen.
So wird ein Ausnahmefall dokumentiert
Preisdatensatz / Bestellposition / Rechnungszeile
Gültigkeitsdatum + Währung + Mengeneinheit + Artikel-ID
Prüfen: Preisabweichung, Zuordnung noch nicht bestätigt
Kein realer Geschäftsvorfall; kein Nachweis eines Zahlungsanspruchs.
Wenn Preise und Belege nicht zusammenpassen
Im Großhandel kommen Preise aus Verträgen, zeitlich gültigen Preislisten, Aktionsvereinbarungen und Bestellungen. Rechnungen folgen oft einem anderen Format oder Detaillierungsgrad. Eine Abweichung lässt sich erst beurteilen, wenn Schlüssel, Einheit, Währung, Rabatte und Gültigkeit berücksichtigt werden.
Unterschiedliche Preisstände
Lieferantenpreise ändern sich; Gültigkeitsdaten oder Konditionsarten fehlen in einzelnen Exporten.
Unvollständige Verknüpfung
Lieferanten-Artikelnummer, interne SKU, Bestellposition und Rechnungszeile bilden keine eindeutige Kette.
Offene Prüffälle
Ein auffälliger Betrag wird erkannt, seine Ursache oder geschäftliche Bedeutung ist aber noch nicht bestätigt.
Welche Datengrundlagen können einbezogen werden?
Ein Abgleich setzt vereinbarte und freigegebene Daten voraus. Quellen und Granularität werden zuerst auf Machbarkeit geprüft; nicht jeder ERP-Export enthält passende Referenzschlüssel.
Preisliste oder Vereinbarung
Lieferant, Artikel, Preisbasis, Mengeneinheit, Währung, Gültigkeitsbeginn/-ende, Zuschläge und Konditionshinweise.
Bestellung und Warenbezug
PO-Kopf/Position, Mengen, Artikelbezug, Bestellpreis und gegebenenfalls Liefernachweis.
Rechnung und Gutschrift
Positionen, Datum, Menge, Betrag, Währung, Referenzen und gegebenenfalls vorhandene Korrekturbelege.
Matching: prüfbar, aber nicht jeder Treffer ist eindeutig
Eine professionelle Ausnahmeliste zeigt nicht nur rote Zeilen, sondern erklärt, auf welcher Regel die Zuordnung beruht – und wann sie nicht tragfähig ist.
Schlüssel und Granularität definieren
Lieferanten-, Artikel-, Beleg- und Positionsreferenzen sowie die relevante Datenebene festlegen.
Konditionen normieren
Mengeneinheiten, Währungen, Rabatte und Stichtagslogik nach dokumentierten Regeln vergleichbar machen.
Datensätze abgleichen
Referenzen und Toleranzen anwenden; Mehrdeutigkeiten und fehlende Gegenbelege separat markieren.
Ausnahmen priorisieren
Auffälligkeiten mit Quellenbezug, Regel, Status und einer erst vorläufigen Betragswirkung dokumentieren.
Fachlich prüfen und übergeben
Einkauf/Finance bestätigt die geschäftliche Interpretation und entscheidet über Nachbearbeitung oder Anspruchsprüfung.
Ein Exception Ledger statt einer unprüfbaren Einsparungszahl
Ein möglicher Liefergegenstand ist eine strukturierte Liste, die einzelne Fälle auf einen Datensatz und die angewendete Regel zurückführt. Die genaue Feldliste wird projektbezogen festgelegt.
Matched
Zuordnung und vereinbarte Prüfregel ergeben keinen offenen prüfpflichtigen Preisunterschied.
Review
Ein berechneter Unterschied oder mehrdeutige Kondition erfordert fachliche Entscheidung.
Unmatched
Fehlender Schlüssel, fehlende Daten oder ungeeignete Granularität; keine belastbare Anspruchsaussage.
Fünf unterschiedliche Zustände
Business-Data-Review, keine gesetzliche Prüfung
„Assurance“ beschreibt hier nachvollziehbaren Datenabgleich und Ausnahmenprüfung. Die Leistung umfasst keine rechtsverbindliche Vertragsauslegung, keine Wirtschaftsprüfung, keinen garantierten Geldeinzug und kein ungeprüftes Zurückschreiben in ERP-Systeme.
Erhalten wir eine Liste sicher rückforderbarer Beträge?
Nein. Eine maschinell ermittelte Differenz ist zunächst nur ein Prüfhinweis. Ob ein Anspruch besteht, muss geschäftlich und gegebenenfalls rechtlich geklärt werden.
Was passiert mit Zeilen ohne eindeutigen PO-Bezug?
Sie werden als nicht zuordenbar oder prüfpflichtig separat dokumentiert. Eine hohe Matching-Quote kann nicht vorab zugesichert werden.
Eignet sich das auch für laufende Kontrollen?
Ein wiederkehrender Kontrollprozess kann ein separates Folgeprojekt sein. Ohne vereinbarten Betrieb entsteht keine automatische monatliche Überwachung.
Weitere Informationen
Lassen Sie uns den sinnvollen Prüfumfang abgrenzen.
Die Ausgangsdaten, Prüfziele und Entscheidungspunkte klären wir vor einem Angebot. Keine pauschale Leistungs- oder Einspargarantie.